Od 2019 roku zmienił się sposób archiwizacji akt osobowych pracowników. Na mocy dwóch ustaw – Kodeksu Pracy oraz Ustawy o emeryturze i rencie nastąpiły dwie znaczące modyfikacje. Pracodawcy, którzy mają obowiązek prowadzenia i przechowywania akt osobowych zatrudnionych u siebie osób, obecnie mogą wybrać w jakiej formie chcą prowadzić tzw. teczki pracownicze. Oprócz dotychczasowej wersji papierowej, mogą to być także teczki elektroniczne.

Trudno jest sobie wyobrazić współczesne biuro bez komputerów. Stosy papierów zmieniły się na pliki, które przechowujemy w pamięci urządzenia. Takie udogodnienie postanowiono przenieść także na obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych. Pracodawca musi pamiętać, że może wybrać tylko jedną z tych dwóch przewidzianych prawem opcji: może pozostać przy tradycyjnej formie papierowej lub podjąć decyzję o „przejściu” na metodę elektroniczną. Z całą pewnością druga opcja ma sporo zalet. Nie da się ukryć, że takie rozwiązanie zmniejsza koszty firmy związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentów w archiwum. W przypadku dużych firm, zatrudniających wielu pracowników zachodzi wręcz konieczność wygospodarowywania dużych powierzchni magazynowych, co generuje dodatkowe koszty. Znikają one w momencie,m gdy pracodawca zdecyduje się na archiwizację elektroniczną. Ponadto, dokumenty elektroniczne to zdecydowanie mniejsze zużycie papieru w firmie.

Zasadniczą zaletą e-teczek jest także zwiększenie poziomu bezpieczeństwa przechowywanych danych. Zmniejsza się ryzyko zniszczenia dokumentów, ich zagubienia czy też wycieku poufnych danych w niepowołane ręce. Nie da się ukryć, że zabezpieczanie papierowych akt osobowych pracowników, zwłaszcza w mniejszych firmach, często pozostawiało wiele do życzenia. Oczywiście o bezpieczeństwo elektronicznych baz danych także należy właściwie zadbać, wdrażając odpowiedni system, jednakże generuje to mniejsze koszty i wymaga zdecydowanie mniejszych nakładów czasu.

E-teczka to także wygoda, jeśli chodzi o dostęp do dokumentów i ich użytkowanie. Korzystanie z zasobów akt pracowniczych staje się w tym przypadku czynnością łatwą, wykonywaną z poziomu komputera. Zgromadzone dokumenty są całodobowo dostępne na każde kliknięcie myszką komputerową. Z pewnością powala to zaoszczędzić czas i usprawnić wewnętrzne procesy w firmie. Znacznie skraca się wówczas chociażby czas wyszukiwania odpowiednich dokumentów dotyczącego konkretnego pracownika. Przyśpieszony zostaje także także obieg dokumentów.

Pracodawca, który zdecyduje się na e-teczki powinien wybrać taki system, który będzie spełniał wymogi nowych przepisów, a także zapewniał jak najwyższy poziom bezpieczeństwa. Proces cyfryzacji musi opierać się na zaawansowanym systemie, dopracowanym pod względem technicznym i prawnym. Dobrym rozwiązaniem może być system firmy iPersonel, w którym uwzględniono elektroniczne teczki pracowników. Oczywiste korzyści związane z obniżeniem kosztów, oszczędnością czasu i usprawnieniem pracy w firmie, sprawiają, że warto zdecydować się na e-teczki.