Od stycznia 2019 r. zmienił się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Dotyczy to osób, które zaczynają pracę w tym roku. Pracodawca może też krócej przechowywać akta osób po raz pierwszy zatrudnionych w latach 1999–2018. Musi jednak w związku z tym przekazać do ZUS dodatkowe informacje. Nowe przepisy umożliwiają również pracodawcom zdecydować, w jakiej formie będą prowadzić i archiwizować dokumenty pracowników – papierowej czy elektronicznej.

Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji  kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. Od stycznia także w Polsce skrócił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, jak długo pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą, decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia pracy u pracodawcy- informuje Anna Ilukiewicz, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa warmińsko-mazurskiego.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - przez 10 lat
Dla nowo zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców, którzy rozpoczęli lub rozpoczną pracę po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy będą przechowywać dokumentację pracowniczą przez skrócony okres - 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Pracodawca może też krócej przechowywać akta osób po raz pierwszych zatrudnionych 
w latach 1999-2018. Musi jednak w związku z tym przekazać do ZUS dodatkowe informacje. Musi to być jednak świadoma decyzja. Jeśli pracodawca zdecyduje się skrócić okres przechowywania dokumentacji, musi złożyć oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA), oraz przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie, a zwolnionego do 31 grudnia 2018 roku. Za osoby, które pracodawca przestanie zatrudniać w 2019 roku, powinien przekazać do ZUS RIA razem 
z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na druku ZUS ZWUA.

Jaki termin na złożenie oświadczenie ZUS OSW
Pracodawca może złożyć ZUS OSW w dowolnym czasie.  Może to zrobić w przyszłym roku lub za 2 lata, a nawet za 3 lata. Złożenie oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportów ZUS RIA pozwoli na skrócenie okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat.

Raport informacyjny ZUS RIA zastąpi obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.

10 lat nie dla wszystkich
Nowe przepisy nie dotyczą wszystkich pracowników. W niektórych przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Chodzi 
o akta pracowników:
którzy zaczęli pracować u danego pracodawcy przez 1 stycznia 1999 roku oraz
pracowników, którzy mają okresy pracy górniczej, okresy pracy równorzędnej 
z górniczą lub zaliczanej do pracy górniczej.

Zmiany w dokumentach składanych na bieżąco
Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracowników i zleceniobiorców. W miesięcznych raportach ZUS RPA – płatnik będzie przekazywać szersze dane o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej za pracowników i zleceniobiorców. Raport RPA pracodawca będzie przekazywał tylko za ten miesiąc, w którym:
wypłaci pracownikowi przychód należny za lata poprzednie, np. wypłaci w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018r.
obok świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub macierzyństwa, np. obok zasiłku chorobowego wypłaci pracownikowi składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.

Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS RIA i ZUS RPA, ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.

Anna Ilukiewicz
Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS  
województwa warmińsko-mazurskiego