Podróż służbowa. Z jednej strony nie wywołuje ona zbyt wielkich emocji. Zdarza się często, jest nieodłączną częścią wielu zawodów. Taka konieczność pojawia się w wielu przedsiębiorstwach całego świata. Z drugiej jednak strony może być przeanalizowana pod kątem finansowym. Zwykle jej rzeczywisty koszt rozmywa się w morzu różnych budżetów, które ją pokrywają. Warto jednak zdać sobie sprawę jak funkcjonuje podróż służbowa w naszej firmie i spróbować połączyć efektywność z ekonomią.

Złożona rzeczywistość

Delegacje w naszym kraju nie są czymś nowym, a jednak wciąż rozliczane są w większości w formie dokumentacji papierowej. Bazą do ich sporządzania są czasochłonne i skomplikowane, a na pewno nie przejrzyste tabelki arkuszy excela. Tymczasem rozliczenie delegacji nie powinno być tak rozwarstwione. Obecnie mamy do czynienia z sytuacją, gdy część wydatków z tytułu delegacji ponosi pracownik, część jest mu wypłacana w formie zaliczki, a jeszcze inny ich fragment bywa przelewany na konto wraz z wypłatą. Warto zatem pamiętać, że długotrwały proces księgowania jest obciążeniem finansów firmy, a rozrzucone fakturowanie przeszkadza w płynnym planowaniu podróży służbowej.

Rozwiązanie? Prostota i technologia

Chcąc zoptymalizować koszty delegacji, w tym rozliczanie diet czy innego rodzaju wydatków warto skupić się na tym, co może zaoferować nam technologia. Dlatego warto skorzystać ze specjalnej platformy, ułatwiającej komunikację oraz zarządzanie podróżą służbową, oraz karty przedpłaconej. Jest to prosty i skuteczny sposób, który nie tylko pozwala przeprowadzać lepiej, sprawniej i skuteczniej rozliczenie delegacji, ale także ułatwia analizę wydatków – czy to w postaci pojedynczej czy zbiorczej – oraz kontrolę nad tym, co aktualnie robi pracownik. Dla niego samego to z kolei jasna sytuacja odnosząca się do wypłaty. To pracownik składałby wniosek delegacyjny wraz z sumą, jakiej potrzebuje. Otrzymuje wówczas kartę przedpłaconą, którą może doładować, składając specjalny wniosek dodatkowy. Przejrzyście i z finansową korzyścią dla obu stron.

Organizacja delegacji może być wyjątkowo skomplikowana, zwłaszcza jeśli mówimy o jej ekonomicznym aspekcie, dlatego rozwiązaniem jest skorzystanie z Platformy Spendeo, dostarczanej przez Edenred, a która w kontekście podróży służbowych może być wyjątkowo dobrą bronią w trosce o optymalizację wydatków na ten cel.