Co należy rozumieć przez kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia? Jakie powinny być to dokumenty i czy muszą dotyczyć każdego miesiąca odrębnie, czy też mogą być prowadzone na pewien okres czasu (np. kwartał)?

Przepisy nie określają wzoru karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia ani elementów, które mają się na niej znaleźć. Pracodawcy często prowadzą ją na jednym formularzu z indywidualną (imienną) kartą przychodów, którą wypełnia się co miesiąc najpóźniej do dnia 20 następnego miesiąca.

W myśl § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy).

Nie ma urzędowego wzoru

Przepisy prawa pracy nie określają ani wzoru wskazanej karty, ani elementów, które powinna zawierać. Milczą także w kwestii tego za jakie okresy powinna ona być sporządzana. Przyjmuje się, że rzeczona karta ma umożliwiać kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Można prowadzić łącznie z kartą przychodów

Pracodawcy często prowadzą kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia na jednym formularzu z indywidualną (imienną) kartą przychodów, o której mowa w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.). Na mocy tego przepisu, karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika,
• numer NIP lub PESEL,
• miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
• sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),
• koszty uzyskania przychodu,
• składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),
• podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu,
• razem dochód narastająco od początku roku,
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym,
• składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
• należną zaliczkę na podatek dochodowy,
• datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego.

Karty przychodów pracowników za dany miesiąc wypełnia się najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania przez pracodawcę (jako płatnika) zaliczki na podatek od dochodów pracowników na rachunek urzędu skarbowego, czyli do dnia 20 następnego miesiąca.

Podstawa prawna:

• § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369),
• § 5, § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.).

Mariusz Pigulski
ekspert Portalu Kadrowego
www.PortalKadrowy.pl