W każdej firmie grafik czasu pracy jest układany przez przełożonych, menadżerów, bądź osoby, które zostały powołane do tego zadania. Zwykle grafik pracy przygotowywany jest w pośpiechu bez większej świadomości tego, że jest to niewątpliwie jeden z istotniejszych dokumentów w prowadzonej działalności. Warto przyłożyć się do procesu tworzenia ewidencji czasu pracy, gdyż przyniesie on wiele profitów. Co zatem zrobić, by uniknąć niepotrzebnych strat?

Sposób na uniknięcie kary

Istotną kwestią jest to, że organizacja harmonogramu pracy jest określona przez Kodeks Pracy. To właśnie on ustala jaka liczba godzin jest maksymalna w ujęciu dobowym i miesięcznym. Podaje informacje także na temat długości okresów rozliczeniowych oraz ile dni przeznaczonych jest na odpoczynek w zależności od wybranego systemu pracy. Źle opracowany grafik pracy, który nie został oparty na Kodeksie Pracy może spowodować nałożenie sankcji na firmę w wysokości sięgającej do 30000 zł. Najczęściej obserwuje się brak wiedzy właścicieli firm na ten temat.

W dzisiejszej rzeczywistości nie trzeba poświęcać czasu na wnikliwe opanowanie Kodeksu Pracy. Wystarczy skorzystać z gotowych programów takich jak np. GrafikOptymalny.pl, w którym opracowany zostanie harmonogram pracy zgodny z regulacjami prawnymi oraz nie wpływający negatywnie na dodatkowe koszty. Korzystając z pomocy tego programu nie dojdzie do sytuacji, w której będzie zbyt mało pracowników i nie będzie trzeba korzystać z nadliczbowych godzin, co zbytnio nie obciąży budżetu firmy. Wszystkie działania i procesy wykonywane w systemie będą dopasowane do charakteru przedsiębiorstwa i jego potrzeb. Właściwie ułożony grafik czasu pracy wpłynie na pozytywny odbiór pracowników, co przełoży się na większą skuteczność ich pracy oraz większy dochód firmy.

Grafik pracy, a wizerunek firmy i zadowolenie zatrudnionych osób

Pewny jest fakt, że ewidencja czasu pracy wpływa na wizerunek prowadzonej działalności. Zostało to uargumentowane już wcześniej, ponieważ firma, która nie postępuje zgodnie z prawem nie ma zbyt wysokiej pozycji wśród konkurencji. Nieodpowiedni harmonogram odbija się także na wizerunku wewnątrz firmy, gdyż pracownicy zaczynają sceptycznie oceniać swoich przełożonych oraz przenosi się to także na klientów. Często skutkuje to zbyt częstymi zmianami osobowymi w firmie oraz kłopotami finansowymi.

Dobrze ułożony grafik wpływa korzystnie nie tylko na pracodawców, ale i pracowników. Powinien on uwzględniać dni, w których pracownik chce mieć wolne od pracy na potrzeby spraw prywatnych. Stosowanie się do uwag pracowników uchroni przed braniem przez nich urlopów na żądanie czy zwolnień lekarskich, co zwykle powoduje chaos w przedsiębiorstwach.

Dobry harmonogram to pewne zyski

Układając grafik pracy trzeba pamiętać o dopasowaniu kadrowym do wykonywanych prac, by były one wystarczające. Nie warto zatrudniać osób w godzinach, w których nie ma klientów - takie sytuacje zamiast do optymalizacji zysków, prowadzą do ich strat. Liczba pracowników powinna zostać dopasowana do ilości pracy, a zatem do ilości konsumentów. Każdy pracodawca powinien mieć świadomość, że każda godzina pracy jest odczuwalna w budżecie firmy i pamiętać, by koszt harmonogramu pracy był zgodny z kwotą wcześniej na niego założoną.