Na ogólny termin „Obsługa kadr i płac” składa się bardzo wiele zadań, o różnym stopniu skomplikowania - od przygotowania wzorów umów, poprzez tworzenie wewnętrznych regulaminów pracy do obsługi rozliczeń z ZUS. Są to zadania, które musi wypełniać każda firma, niezależnie od branży czy wielkości. Są oczywiście przedsiębiorstwa, które utrzymują mniejsze lub większe działy kadr lub takie, w których tą dziedziną zajmuje się szef. Czasem jednak wymienione rozwiązania nie są opłacalne lub po prostu – nie sprawdzają się.

Do kogo zatem adresowane są usługi kadrowo płacowe w systemie outsourcingowym?

Outsourcing kadr i płac jest idealnym rozwiązaniem dla:
 

• firm rozwijających się, które chcą przeznaczyć sto procent swojego czasu na sprawy ściśle związane z ich własnym obszarem biznesowym
• firm posiadających małe biura
• firm, które chcą optymalizować koszty związane z działem kadr i płac
• firm, które w przeszłości musiały zmagać się z błędami z dokumentach i naraziły się na kary PIP

Co na ogół obejmują usługi kadrowo płacowe?
 

Jak sama nazwa wskazuje zakres tego typu usług można rozdzielić na zadania dotyczące pracowników oraz naliczania wynagrodzeń.

Zadania kadrowe to przede wszystkim:

• Prowadzenie akt osobowych pracowników
• Kierowania na badania lekarskie, kursy BHP i ogólne pilnowanie przestrzegania obowiązków wynikających z Prawa Pracy
• Rejestrowanie pracodawców i pracowników w ZUS oraz PIP; proces wyrejestrowania
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Zajmowanie się płacami w praktyce oznacza:

• Regularne przygotowywanie listy płac
• Naliczanie składników dodatkowych – premii, dodatków, nadgodzin
• Wyliczanie prawidłowych kwot do umów
• Przygotowywanie przelewów
• Sporządzanie wszelkich rachunków
• Rozliczenia z ZUS i US

Na co zwrócić uwagę wybierając firmę zajmującą się obsługą kadr i płac?
 

Na rynku jest wiele firm, które zajmują się usługami kadrowo płacowymi. Konkurencja jest duża, ale trzeba pamiętać, że jak w każdej branży, poziom usług może się między sobą różnić. Warto przed podjęciem decyzji przestudiować opinie w Internecie, poprosić o dostęp do referencji lub porozmawiać z kimś, kto także takie usługi zleca na zewnątrz.

Dobrą praktyką jest spisanie sobie dokładnej listy zadań, które chcemy delegować. Jednym z najważniejszych punktów jest też jasne określenie zakresu odpowiedzialności.

Na koniec oczywistość – najtaniej nie zawsze znaczy najlepiej. Oczywiście outsourcing pozwala na znaczącą optymalizację kosztów, ale nie wybierajmy oferty najtańszej, jeśli chcemy mieć pewność, że opieka nad kadrami i płacami naszej firmy będzie jak najwyższej jakości.