Jak wiadomo, od 25 maja 2018 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące monitoringu w firmach. Czy należy je stosować także w odniesieniu do monitoringu, który został uruchomiony przed tą datą? Poznaj odpowiedź na to nurtujące wielu pytanie.

Ograniczenie celu stosowania monitoringu gminnego

Pracodawca niezależnie od formy organizacyjno-prawnej oraz wielkości zatrudnienia, ma obowiązek stosowania regulacji dotyczących monitoringu zakładowego określonych przepisami prawa pracy. Fakt posiadania i stosowania w ostatnich latach monitoringu, nie legalizuje jego - jeżeli pracodawca nie dopełnił niezbędnych formalności wynikających z Kodeksu Pracy. Niezbędne jest zatem określenie celu zakresu oraz sposobu stosowania monitoringu w zakładowych źródłach prawa pracy, wypełnienie obowiązku informacyjnego względem pracowników, oraz właściwego oznaczenia miejsc monitorowanych.

Nie tylko monitoring wizyjny

Pracodawca jako organizator procesu pracy oraz strona stosunku pracy ponosząca ryzyko prowadzonej działalności ma prawo kontrolować fakt wywiązywania się przez pracowników ze swoich obowiązków. Kodeks pracy daje podstawy prawne do wprowadzenia zarówno monitoringu wizyjnego, zwanego często wideo-nadzorem, przy pomocy kamer przemysłowych. Nie jest to jednak jedyna dopuszczalna prawnie forma kontroli pracowników. Kodeks pracy dopuszcza bowiem wyraźnie kontrolę służbowej poczty elektronicznej jak również „inne formy monitoringu”.

Monitoring był stosowany także przed 25 maja 2018 r.

Stosowne regulacje dotyczące monitoringu przy pomocy kamer w zakładach pracy, zostały wprowadzone do Kodeksu Pracy 25 maja 2018 r. Nie zmienia to faktu, że wideo-nadzór jest stosowany w praktyce przez pracodawców od lat, mimo braku bezpośrednich podstaw prawnych w tym zakresie. W przeszłości monitoring zakładowy opierał się na ogólnych zasadach, zgodnie z którymi organizatorem pracy jest pracodawca i tym samym ma on prawo do kontroli procesu pracy - w przypadkach uzasadnionych, również z wykorzystaniem kamer.

Należy dostosować cel wprowadzenia monitoringu…

Wprowadzenie do prawa pracy przepisów, dających możliwość stosowania monitoringu wizyjnego, pozwala kontynuować monitorowanie zakładu pracy pod warunkiem jednak przestrzegania przepisów szczególnych wynikających z kodeksu pracy. Niezbędne jest w pierwszej kolejności ustalenie celu kontynuowania monitorowania procesów w pracy. Należy bowiem pamiętać, że przepisy kodeksu pracy umożliwiają stosowanie monitoringu wizyjnego, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa pracy, ochrony mienia lub kontroli produkcji jak również do zachowania w tajemnicy informacji których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Takich ustaleń należy dokonać także w odniesieniu do monitoringu wprowadzonego przed 25 maja 2018 r.

…i przekazać niezbędne informacje

Dodatkowym obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

W przypadku, gdy monitoring od dawna funkcjonuje, obowiązek informacyjny, podobnie jak wszystkie inne obowiązki związane z nim związane, wynikające z przepisów kodeksu pracy, powinny być zrealizowane niezwłocznie.

Warto uzupełnić informację o następujący zapis: Stosowany monitoring wizyjny funkcjonuje w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U z 2018 r. poz. 917 ze zmianami). W zakresie nieuregulowanym, zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1). Zasadne jest również wskazanie celu monitoringu. W omawianym przypadku można zastosować zapis: celem zainstalowanego monitoringu wizyjnego jest konieczność ochrony mienia.

Oznaczenia monitoringu według uznania pracodawcy

Przepisy regulujące problematykę monitoringu zakładowego, nie odnoszą się w sposób precyzyjny do sposobu oznaczenia miejsc monitorowanych. W przepisach mowa o oznaczeniu pomieszczeń i terenu monitorowanego - tym samym można przyjąć, że do pracodawcy będzie należała decyzja w zakresie liczby oznaczeń, przy uwzględnieniu liczby stosowanych kamer oraz ich zasięgu.

Przeczytaj też:

• 10 reguł stosowania monitoringu w jednostkach oświaty
• jak wprowadzić i stosować monitoring w Twojej firmie

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 4 – 6,
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) – art. 222.

Sebastian Kryczka
PoradyODO.pl