1 marca br. ruszył System Rejestrów Państwowych (SPR), który skupia wszystkie najważniejsze polskie rejestry w jednym. Niestety, jak to zwykle bywa przy nowych rozwiązaniach w administracji, nie obyło się bez problemów. Również w Elblągu.

Warto dodać, że wraz z SPR, w życie weszła ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego wprowadzająca elektroniczny sposób zarządzania rejestrami stanu cywilnego. W ten sposób powstał ogólnopolski rejestr stanu cywilnego – Baza Usług Stanu Cywilnego (BUSC). Dokumenty papierowe, które do tej pory były w użyciu, wprowadzane miały być sukcesywnie, szczególnie w momencie dokonywania zmian w aktach stanu cywilnego lub wydawania odpisów.

- Nowelizacja ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego oraz wdrożenie nowego systemu komputerowego sprawiła znaczące zmiany w obsłudze interesantów. Przede wszystkim należy podkreślić, że do 1 września br. priorytetem w elbląskim USC było załatwianie zgłaszanej sprawy „od ręki”. Niestety nowe rozwiązania spowodowały pewne utrudnienia zarówno dla samych interesantów, jak i dla obsługujących system pracowników – informuje nas Joanna Urbaniak, Rzecznik Prasowy Urzędu Miejskiego.

Problemy z systemem i jego rozwiązaniami pojawiły się w większości urzędów w kraju. W sumie trzeba zwrócić uwagę, że tak jest za każdym razem. Nawet teraz, samorządy obawiają się nowego systemu rejestracji pojazdów. W Elblągu, jak w większości miast nie obyło się bez problemów.

- Do marca br. większość danych dotyczących aktów stanu cywilnego była w bazie danych Urzędu. Niestety dane te nie mogły być przeniesione do nowego systemu. Każdorazowo więc, przy załatwianiu indywidualnej sprawy mieszkańca, pracownik USC musi wprowadzić z ksiąg stanu cywilnego dane do ogólnopolskiego systemu. Dopiero po akceptacji osoby uprawnionej stają się one aktem stanu cywilnego. W związku z powyższym znacznie wydłużyła się czasochłonność i pracochłonność całego procesu – przyznaje nam Joanna Urbaniak

Z wielu urzędach w kraju pojawiły się problemy z przekroczeniem czasu załatwienia tych formalności. Interesanci denerwowali się na utrudnienia, a urzędnicy mieli dodatkową pracę, której się nie spodziewali. Jak było w Elblągu?

- Terminy w Elblągu wydłużyły się po wdrożeniu systemu do ustawowych, czyli 7 dni w sytuacji gdy wniosek został złożony do kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego, jeżeli wniosek złożony zostanie do kierownika, który nie przechowuje ksiąg do 10 dni roboczych. W ciągu 1 dnia roboczego od złożenia kierownikowi USC oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński lub dostarczenia przez duchownego zaświadczenia, że małżeństwo zostało zawarte zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego należy natomiast sporządzić akt małżeństwa. Każdy wydawany dokument musi znaleźć się w centralnym rejestrze stanu cywilnego i to w formie kompletnego aktu stanu cywilnego, a nie jak do tej pory w formie odpisu skróconego – wyjaśnia rzecznik prasowy.

Do końca września w całym kraju zarejestrowano 986 tys. aktów urodzenia, 516,6 tys. aktów małżeństwa i 303,3 tys. aktów zgonu, co daje w sumie ponad 1,8 mln aktów stanu cywilnego pod postacią elektroniczną. Zasadniczym plusem jest fakt, iż dostępne one są „od ręki” w każdym urzędzie na terenie całego kraju. Jednak wdrożenie tego systemu, który ostatecznie ma ułatwić załatwianie spraw nie obyło się bez problemów, o czym przyznała nam Joanna Urbaniak

- Jednocześnie urzędy stanu cywilnego zostały zobowiązane do usuwania niezgodności w bazie PESEL dotyczących danych zawartych we wcześniejszych aktach stanu cywilnego. Powyższych niezgodności jest duża liczba, co powoduje wzrost obciążenia pracowników realizujących te zadania. Jeżeli chodzi o aspekty techniczne to system posiada pewne wady i jak każdy ulega awariom. Uwagi dotyczące jego działania na bieżąco są zgłaszane przez pracowników. Na szczęście do tej pory nie spowodowały one w naszym urzędzie znaczących opóźnień w realizacji zadań – komentuje rzecznik.

A Wy, korzystaliście już z nowego systemu? Jakie mieliście doświadczenia?