Konferencje i inne spotkania biznesowe stanowią ważną część życia zawodowego w wielu branżach. W takich eventach z reguły bierze udział liczne grono osób: pracowników, klientów, partnerów biznesowych czy ekspertów w danej dziedzinie. W trakcie spotkania uczestnicy mają okazję omówić określone tematy, wymienić się wiedzą, a także poszerzyć grono znajomych. Większe wydarzenia potrafią trwać nawet kilka dni, a goście przyjeżdżają na nie z różnych, nierzadko bardzo oddalonych od siebie miejsc. Aby wydarzenie przyniosło pozytywne efekty i na długo zapadło uczestnikom w pamięć, trzeba je starannie przygotować. Organizacja konferencji firmowej nie musi być trudna. Wystarczy zrealizować ją krok po kroku.

Po pierwsze: opracowanie dokładnego scenariusza

Organizacja konferencji musi być przemyślana pod wieloma względami. Do takiego zadania trzeba podejść z konkretnym planem, który ułatwi pracę całemu zespołowi. Przede wszystkim powinniśmy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania: w jakim celu i dla kogo organizujemy konferencję. Następnie możemy przejść do opracowania programu. Należy w nim określić, kto będzie prelegentem oraz ile będą trwały poszczególne części. Napisanie dobrego scenariusza jest istotne w przypadku absolutnie każdego eventu – jego brak może prowadzić do prawdziwej katastrofy! Tego typu dokument powinien obejmować wszystkie działania, procedury i procesy związane z danym przedsięwzięciem, jak również wszelkie informacje techniczne. W scenariuszu powinny znaleźć się informacje na temat planowanego oświetlenia, nagłośnienia czy dekoracji. Oczywiście istotne jest również załączenie agendy spotkania.

Po drugie: wybór odpowiedniego miejsca

Kolejną kwestią, której absolutnie nie można pominąć podczas organizacji konferencji firmowej, jest wybór odpowiedniej lokacji. Eventy biznesowe powinny odbywać się w miejscach zapewniających dogodny dojazd. Jako organizator musimy zadbać o wybór sprawdzonego obiektu kongresowo-konferencyjnego. Sala lub hotel, na który się zdecydujemy, powinny być dostosowane do liczby osób. Muszą posiadać odpowiednią przestrzeń na catering, materiały konferencyjne, recepcję czy szatnię. Wybierając dane miejsce powinniśmy upewnić się, czy zaproszeni goście będą mogli w komfortowych warunkach uczestniczyć w spotkaniu i korzystać z przygotowanych dla nich atrakcji.

Po trzecie: dobrze zaplanowany budżet

Przy planowaniu konferencji firmowej trzeba liczyć się z tym, że takie przedsięwzięcia do tanich nie należą. Bez opracowania szacowanego kosztorysu organizacja konferencji czy kongresu nie mogłaby się odbyć. Osoba lub osoby odpowiedzialne za przygotowanie spotkania powinny uwzględnić wszystkie koszty, jakie ponosi się podczas realizacji takiego projektu. Oprócz opłat związanych z wynajmem sali kosztorys powinien obejmować także zaprojektowanie i dostarczenie zaproszeń, materiały dla uczestników, posiłki oraz ewentualnie noclegi i transport. Trzeba także pamiętać o nieoczekiwanych kosztach, które mogą się pojawić, np. zatrudnieniu tłumacza, jeśli w spotkaniu mają uczestniczyć również osoby nieznające języka polskiego.

Po czwarte: organizację eventu warto powierzyć profesjonalistom

Firmy, którym zależy na zorganizowaniu dobrej i ciekawej konferencji, coraz częściej zgłaszają się do agencji eventowych. Pozwala to uniknąć wielu niespodzianek i zaoszczędzić stresów, które pojawiają się podczas planowania wszelkiego rodzaju eventów biznesowych. Osoby z odpowiednim doświadczeniem doskonale znają branżę i dzięki temu są w stanie od podstaw stworzyć wyjątkową oprawę każdego projektu. Branża eventowa w Polsce z roku na rok coraz bardziej się rozwija i profesjonalizuje. Doświadczone agencje eventowe specjalizujące się w kreacji i realizacji spotkań, np. bluexperience.pl, doskonale poradzą sobie z organizacją konferencji, kongresów oraz wszelkiego rodzaju wydarzeń dla biznesu. Pomoc agencji może okazać się nieodzowna, gdy pragniemy przygotować nowoczesny event skrojony na miarę.