Czy przedsiębiorca może wrzucić do kosztów zakup roweru? I czy późniejszy serwis tego roweru też można wpisywać do księgi podatkowej? Przybliżamy to zagadnienie naszym czytelnikom w 6 prostych krokach.

Rower – czy może być kosztem?

Pierwszym, najważniejszym warunkiem do uznania, że dany wydatek –zakup roweru – można wrzucić do kosztów, jest związek tego wydatku z prowadzeniem działalności gospodarczej. A dokładniej, czy celem poniesienia tego wydatku jest osiągnięcie przychodu w przyszłości lub poprawa funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Jeżeli przedsiębiorca traktuje rowery jako towar, to ich zakup może wpisać do księgo podatkowej jako koszt; niemniej jednak na koniec roku, dokonując spisu z natury, będzie miał obowiązek pomniejszyć koszty o ten zakup, o ile rowery nie zostały sprzedane.

W każdym innym przypadku należy uzasadnić, w jaki sposób zakup roweru przyczynia się do prowadzenia działalności. Jeżeli przedsiębiorca jest kurierem rowerowym, rozwozi catering, czy prowadzi działalność jako trener kolarstwa - związek ten jest oczywisty. Dobrym przykładem uzasadnienia użytkowania roweru do celów działalności gospodarczej może być również przykład architekta czy geodety, któremu rower przyda się do poruszania na terenie budowy czy inwestycji, gdzie nierzadko użycie samochodu byłoby kłopotliwe czy wręcz niemożliwe. Inny przykład, to zakup roweru do biura nieruchomości, którego pracownicy muszą często dojeżdżać do mieszkań oferowanych klientom, a nie posiadają prawa jazdy lub użycie roweru jest po prostu wygodniejsze, niż dojazd przez zakorkowane miasto.

Rower – czy wpisać do ewidencji?

Jeżeli pierwszy, ww. warunek związku zakupu roweru z działalnością gospodarczą został spełniony, to zanim faktura za rower zostanie wrzucona w koszty, czyli wpisana do kol. 13 księgi podatkowej kosztów – sprawdźmy wartość tego roweru. Wartość, tutaj w znaczeniu: kwota netto plus ewentualnie VAT, którego przedsiębiorca nie może odliczyć. Jeżeli tak obliczona wartość nie przekracza 3.500zł – zakup można wpisać do pozycji koszty w księdze podatkowej. W przypadku przekraczania wartości 1.500zł, zakup dodatkowo trzeba wpisać do ewidencji wyposażenia

Jeżeli wartość roweru jest większa niż 3.500zł – zakup ten będzie mógł stać się kosztem dopiero po wpisaniu do ewidencji środków trwałych, w postaci comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Podstawowy okres amortyzacji na rower to według przepisów 5 lat i 10 miesięcy.

Rower – czy można odliczyć VAT?

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, a rower został zakupiony do działalności gospodarczej, a dokładniej – do wykonywania działalności opodatkowanej, to przedsiębiorca ma prawo odliczyć od takiego zakupu cały VAT.

A zatem przedsiębiorca świadczący usługi kurierskie (opodatkowane 23%) będzie mógł odliczyć VAT, ale fizjoterapeuta dojeżdżający do klientów na rowerze, świadczący usługi zwolnione z VAT, pomimo zaliczenia roweru do kosztów – VATu odliczyć już nie może.

Analogicznie, prawo do odliczenia VAT będzie dotyczyło również innych faktur, związanych z późniejszą eksploatacją tego roweru.

Jaki dokument zakupu?

Zakup roweru, bez względu na wartość, powinien zostać prawidłowo udokumentowany, czyli: fakturą. Jeżeli zakup następuje od osoby prywatnej, dowodem zakupu będzie umowa. Ujęcie tego rodzaju kosztu w księdze podatkowej na podstawie jedynie paragonu, kwitu wpłaty czy wydruków z portalu aukcyjnego niestety nie wchodzi w grę.

A co z częściami i kosztami serwisu?

Jeżeli zakup roweru został zakwalifikowany do kosztów przedsiębiorcy lub do środków trwałych firmy, to wszelkie dalsze wydatki związane z tym rowerem, takie jak: części zamienne, wyposażenie dodatkowe, usługi serwisowe, naprawy będą mogły być wpisywane do kosztów w księdze podatkowej.

Czy rower to pojazd specjalny?

Rower nie jest traktowany przez przepisy podatkowe jako pojazd samochodowy (uwaga, bo motocykl czy quad już musi być tak rozliczany). Oznacza to, że przedsiębiorca nigdy nie będzie miał obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla tego roweru, a przepisy nie ograniczają częściowo prawa do odliczenia VAT.

Artykuł przygotowany przez ekspertów współpracujących z Firmino.pl - programem do faktur online.