Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wprowadzanie informatycznych rozwiązań mających wspomóc organizację ich pracy. W niektórych branżach nie stanowi to nawet trendu, ale konieczność – firmy które korzystają z tego, co przynosi rozwój informatyki, wyprzedzają te które tego nie robią. Przedsiębiorstwa sceptyczne wobec komputeryzacji albo zmieniają podejście, albo znikają z rynku. Wśród rozwiązań informatycznych usprawniających pracę przedsiębiorstw, największą karierę robią systemy ERP.

Czym jest system ERP?

ERP to skrót od angielskiego „enterprise resource planning”, czyli planowania i zarządzania zasobami firmy. Systemy ERP wyewoluowały z systemów MRPII, które służyły głównie do zarządzenie magazynami. Chodziło w nich stricte o zarządzanie zasobami materialnymi – materiałami, półproduktami, częściami, partiami towaru, etc. W systemach ERP natomiast MRP jest tylko jednym z modułów – zarządzanie dotyczy również zasobów ludzkich, finansowych etc. Podstawą działania systemów ERP jest baza danych (lub – zwłaszcza w przypadku systemów modułowych – kilka baz danych). ERP przetwarza dane w zależności od potrzeb danego działu i podaje je w takiej postaci, aby maksymalnie ułatwić lub zautomatyzować podejmowanie niektórych decyzji.

Systemy zintegrowane i modułowe

Systemy ERP dzielimy na systemy zintegrowane i modułowe. Te pierwsze korzystają zazwyczaj z jednej bazy danych i jednej platformy (czyli zazwyczaj jednego interfejsu). Sprawdzają się głównie w organizacji procesów produkcyjnych lub logistycznych o mocno zarysowanej strukturze, w firmach, dla działalności których najważniejszy jest jeden rozbudowany dział o jasno określonych zadaniach. Bardziej skomplikowane okazują się systemy modułowe, które składają się z niezależnych, ale współpracujących ze sobą aplikacji. Przykładowe moduły to np. wspomniany już MRP (Material Requirements Planning – planowanie zarządzania materiałowego), CRM (Customer Relationship Management – zarządzanie relacjami z klientem), czy MES (Manufacturing Execution System – systemy realizacji produkcji). Obecnie coraz bardziej popularne stają się systemy pośrednie.

W jakich obszarach system ERP okaże się najbardziej przydatny?

Systemy ERP pomagają skutecznie zarządzać dokumentami od kontrahentów. Dotyczy to między innymi zamówień, ponagleń czy reklamacji. Dzięki ERP można zautomatyzować proces ich rejestracji i przetwarzania, a także w szybkim tempie udostępnić zawierane przez nie dane osobom które potrzebują ich aby wypełnić swoje obowiązki. ERP pozwala również między innymi na usprawnienie płatności – zarówno faktur, jak i wypłat dla pracowników, a także monitorowanie klientów, dzięki czemu możemy np. ponaglić ich jeśli zalegają z zapłatą lub przypomnieć o zbliżającym się terminie płatności. Systemy ERP są również nieocenione jeśli chodzi o szybkie analizowanie danych i rozdzielanie zadań pomiędzy pracowników oraz zasobów materialnych pomiędzy poszczególne procesy produkcyjne. Dzięki mocy obliczeniowej współczesnych komputerów pozwala to zdecydowanie zwiększyć skalę działalności przedsiębiorstwa bez konieczności zatrudniania dużej ilości nowych pracowników.