O tym, jakie dokumenty i oświadczenia potwierdzające będzie zobowiązany złożyć najwyżej oceniony wykonawca, przesądza treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz ogłoszenia o zamówieniu.

Według aktualnych przepisów Prawa zamówień publicznych zamawiający dokonuje szczegółowej weryfikacji wyłącznie tego wykonawcy spośród wszystkich, którego oferta została najwyżej oceniona. Z treści art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp wynika, że zamawiający przed udzieleniem zamówienia, którego wartość jest równa lub przekracza progi unijne, wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, tj. oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, albo kryteria selekcji, spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego oraz brak podstaw wykluczenia.

Jeżeli jednak wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, zamawiający może wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wskazane wyżej okoliczności.

O tym, jakie dokumenty i oświadczenia potwierdzające będzie zobowiązany złożyć najwyżej oceniony wykonawca, przesądza treść siwz oraz ogłoszenia o zamówieniu. Wolą ustawodawcy jest, aby w tych właśnie dokumentach zamawiający ujawnił swój zamiar w przedmiotowym zakresie. Jeżeli treść dokumentacji postępowania nie przewiduje obowiązku złożenia dokumentów i oświadczeń, zamawiający nie będzie miał podstaw do weryfikacji wykonawcy w trybie art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp.

W przypadku dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia wykonawca zobligowany jest do złożenia nie tylko dokumentów i oświadczeń dotyczących samego wykonawcy, ale również tych dotyczących podmiotu trzeciego, na potencjał którego powołuje się wykonawca w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz tych dotyczących podwykonawcy niebędącego jednocześnie podmiotem trzecim, jeżeli zamawiający w dokumentacji postępowania zastrzegł brak istnienia wobec niego podstaw wykluczenia.

Podobnie jak to się dzieje przy wstępnych oświadczeniach składanych przez wykonawcę wraz z ofertą na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy Pzp, dokumenty i oświadczenia potwierdzające podlegają wyjaśnieniu i uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 i 4 ustawy Pzp.

Zamawiający powinien mieć jednak na uwadze, że procedurze uzupełnienia nie podlegają dokumenty, z treści których w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości wynika, że wykonawca nie spełnia postawionych mu warunków podmiotowych lub oferowane przez wykonawcę świadczenie nie odpowiada minimalnym wymaganiom opisanym w siwz. Taka interpretacja wynika wprost z literalnej treści art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający uzupełnia dokumenty niezłożone, niekompletne, zawierające błędy lub których treść budzi wątpliwości. Zamawiający nie uzupełnia natomiast dokumentów prawidłowo wystawionych i w sposób precyzyjny wskazujących na niespełnienie warunków.

Dodatkowo należy mieć na uwadze, że w obecnym stanie prawnym mamy niejednokrotnie do czynienia z dokumentami mającymi dwojaki charakter. Jaskrawy przykład stanowi tu próbka, która będąc potwierdzeniem dodatkowej i punktowanej opcjonalności, składana jest wraz z ofertą w celu umożliwienia zamawiającemu dokonania oceny ofert. Próbka stanowiąca potwierdzenie zgodności oferowanego świadczenia z wymogami zamawiającego składana jest natomiast na żądanie zamawiającego w trybie art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp, wyłącznie przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona. Próbka składana w celu oceny ofert stanowi natomiast treść oferty i tym samym nie podlega uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Próbka składana na wezwanie zamawiającego podlega uzupełnieniu we wspomnianej procedurze.

Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, jest zobowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów aktualnych na dzień ich złożenia. Rozporządzenie w sprawie dokumentów określa aktualność części dokumentów poprzez wskazanie konkretnego terminu, np. 3 miesiące, 6 miesięcy przed dniem składania ofert (wniosków). W związku z tak określonymi wytycznymi należy za dokument aktualny uznać ten, którego termin wystawienia mieści się w ramach czasowych wynikających z rozporządzenia, oraz każdy późniejszy, aż do daty jego złożenia.

W związku z powyższym:

• zamawiający dopuszcza złożenie dokumentów potwierdzających, wystawionych z datą późniejszą niżeli termin składania ofert/wniosków,
• zamawiający dopuszcza złożenie dokumentu datowanego sprzed dnia otwarcia ofert/wniosków, jeżeli stan faktyczny stwierdzony tym dokumentem pozostaje aktualny w dniu jego złożenia.

Powyższe zasady badania aktualności dokumentów znajdują zastosowanie również do tych złożonych w wyniku zastosowania procedury, o której mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp (zobacz wyrok KIO z 19 grudnia 2016 r., o sygn. akt KIO 2249/16). Wykonawca nie jest zobowiązany do przedkładania aktualnych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu bądź kryteriów selekcji oraz nie ma podstaw wykluczenia, jeżeli:

• dokumenty/oświadczenia dostępne są w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, a wykonawca wskazał, o jakie dokumenty chodzi, oraz podał adresy stron internetowych, z których zamawiający może je pobrać samodzielnie (§ 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentów),
• aktualne dokumenty/oświadczenia są w posiadaniu zamawiającego, a wykonawca wskazał, o jakie dokumenty chodzi (§ 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentów).

Warto podkreślić, że gdy zamawiający pobierze dokumenty z ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, może żądać od wykonawcy przedstawienia tłumaczenia tych dokumentów na język polski.

 

Katarzyna Bełdowska – prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych, pracownik kadry kierowniczej administracji samorządowej, stale współpracuje z www.portalzp.pl