W biznesie stosuje się rozmaite umowy w działaniach z kontrahentami, inwestorami lub pracownikami. Jednym z często się pojawiających dokumentów jest obecnie umowa o zachowaniu poufności – warto więc poznać ją jak najlepiej, by wiedzieć, co powinno się w niej znaleźć i dlaczego jej podpisanie ma tak duże znaczenie. Na czym polega umowa o zachowaniu poufności? Jakie są jej kluczowe cechy? Kto może ją podpisać? Tego dowiecie się z dzisiejszego tekstu.

Umowa o zachowaniu poufności – podstawowe informacje

Umowa o zachowaniu poufności, nazywana też NDA (od ang. non-disclosure agreement), jest formą kontraktu między co najmniej dwiema stronami. Zobowiązują się one do zachowania w tajemnicy określonych w dokumencie informacji, w tym choćby tajemnic handlowych czy danych biznesowych.

Tego typu umowy bywają najczęściej zawierane z:

• pracownikami,

• podwykonawcami.

Podpisuje się ją w rozmaitych sytuacjach biznesowych, np.:

• na początku i w trakcie negocjacji z potencjalnym inwestorem,

• w projektach badawczo-rozwojowych czy technologicznych,

• w kontaktach z handlowcami, którzy otrzymują pełną listę klientów lub warunków cenowych.

Skorzystanie z NDA ma na celu zapewnienie bezpiecznego i kontrolowanego przepływu informacji, które mogą zostać wykorzystane wyłącznie w ściśle określony sposób.

Kluczowe elementy umowy o zachowaniu poufności

Dobrze skonstruowana umowa NDA powinna zawierać wszystkie istotne klauzule dotyczące ochrony informacji. Najlepiej, by była przygotowana przez prawnika, jak choćby: https://mklegal.eu. Do kluczowych danych, których nie może zabraknąć w umowie o zachowaniu poufności, zaliczają się zwłaszcza:

• strony umowy,

• charakter zobowiązania,

• definicja informacji poufnych i ich zakres,

• zakres i cel wykorzystania informacji,

• czas trwania zobowiązania,

• wyłączenia z obowiązku poufności,

• sankcje za naruszenie umowy.

Przed podpisaniem takiego dokumentu warto zwrócić uwagę, czy nie jest potraktowany zbyt szeroko, czy posiada ograniczenia czasowe (lepiej unikać NDA bezterminowych!) lub czy nie występują w niej rażąco zawyżone kary za niedochowanie tajemnicy.

Czy warto podpisać umowę NDA?

Umowa o zachowaniu poufności to sposób na zabezpieczenie interesów biznesowych. Powinna jasno określać zasady i zakres działań – wówczas pozwala zbudować klarowną i skuteczną komunikację, co stanowi fundament dobrej współpracy. To także narzędzie do zabezpieczenia interesów firmy i ochronienie danych i informacji, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla dalszego prowadzenia biznesu lub jego rozwoju.

Precyzyjne zdefiniowanie zakresu ochrony, wykluczeń, terminu obowiązywania umowy czy kar grożących za naruszenia to sposób na skuteczne zabezpieczenie przyszłości firmy oraz uporządkowanie współpracy i relacji na przyszłość z zewnętrznymi podmiotami czy pracownikami.

Umowa o zachowaniu poufności – podsumowanie

Umowa NDA potrafi być korzystna zarówno dla przedsiębiorcy (zabezpieczenie tajemnic handlowych czy innych danych wrażliwych), jak i kontrahenta, inwestora czy pracownika (jasne sprecyzowanie zasad współpracy i zakresu informacji podlegających specjalnej ochronie). Nie trzeba się jej obawiać, choć należy dokładnie zapoznać się z proponowanym do podpisu dokumentem – żeby mieć pewność, że nie pojawiają się w nim szczególnie niekorzystne zapisy.