Od stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych i obniżą koszty z tym związane. Papierowa dokumentacja może być utrudnieniem dla przedsiębiorców, ale dzięki projektowi e-akta, to się wkrótce zmieni. Pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w formie elektronicznej. Co więcej, za nowozatrudnionych pracowników będzie ona przechowywana tylko przez 10 lat. 

- Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Od Nowego Roku także w Polsce skrócił się okres przechowywania dokumentacji, ale nie dla każdego pracownika jest taki sami i zależy od daty zatrudnienia u danego pracodawcy.

10 albo 50 lat
Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z przepisami ustawy  z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze za pracownika zatrudnionego na umowę o pracę lub zlecenie będą przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Dla pracowników, którzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy przekażesz do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). W raporcie ZUS RIA pracodawca przekazuje za pracownika dodatkowe dane za lata 1999–2018, m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. ZUS zapisze te dane na koncie ubezpieczonego. 
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przedsiębiorca nadal przechowuje przez okres 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą. 

Co otrzyma pracownik?
Jeśli pracownik zakończy pracę po 31 grudnia 2018 r., pracodawca przekaże raport ZUS RIA łącznie z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń. Pracownik dostanie ten dokument w formie papierowej. Pracodawca będzie musiał po 10 latach od złożenia ZUS RIA wydać mu dokumenty związane z zatrudnieniem. Powinien także poinformować pracownika o skróconym okresie przechowywania dokumentacji, prawie do jej odbioru i terminie odbioru. Pracownik dostanie informację, że pracodawca złożył raport ZUS RIA również z ZUS. Aktualnie zatrudnieni znajdą ją w corocznej IOSKU.
Każdy pracownik będzie mógł sam sprawdzić, który pracodawca złożył za niego raport ZUS RIA. Taką możliwość daje profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (pue.zus.pl). Pracownik nie tylko dowie się o tym, który zakład pracy złożył za niego taki raport, ale również może go przeczytać. Dowie się także o okresie przechowywania dokumentacji oraz prawie do jej odbioru po 10 latach.

Więcej informacji, nowe formularze

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał do ZUS więcej informacji związanych 
z zatrudnieniem pracownika. Dane te będą potrzebne do ustalenia prawa do niektórych świadczeń m.in. renty z tytułu niezdolności do pracy, czy wcześniejszej emerytury i obliczania ich wysokości. Pracodawca będzie przekazywać za pracownika imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). Ten raport będzie dotyczył danych od 2019 r. W ZUS RPA pracodawca wykaże: przychód, jaki wypłacił w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy np. wypłaconą w 2020 r. trzynastkę za 2019 r., przychód wypłacony oprócz świadczeń pobieranych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. dodatek stażowy wypłacony oprócz zasiłku chorobowego, a także okres wykonywania pracy nauczycielskiej. Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.
Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS RIA i ZUS RPA, ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.

Konieczna aktualizacja oprogramowania
Jeśli przedsiębiorca lub jego biuro rachunkowe, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami o e-aktach, powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. To również wskazanie dla producentów takiego oprogramowania. Do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS będą na bieżąco dostosowane programy Płatnik i e-Płatnik.

Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl.    

ZUS Oddział w Elblągu zaprasza na bezpłatne szkolenia pt.:„E-akta-skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja”, które odbędą się dnia: 
17 stycznia 2019 r.(czwartek)
22 stycznia 2019 r. (wtorek) 
31 stycznia  2019 r. (czwartek)
w godzinach 10.00 – 12.00 w sali nr 234, I piętro przy ul. Mazurskiej 5.

Zapisy na szkolenie przyjmowane są na stanowisku informacji ogólnej i pod numerem telefonu (55) 641-92-72.
Serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych!        

 
 Anna Ilukiewicz
 Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS  
województwa warmińsko-mazurskiego