Wynajem samochodu na czas delegacji to propozycja głównie dla mniejszych firm, które nie posiadają jeszcze odpowiednio skonstruowanych środków trwałych. Opcja ta sprawdzi się również w przypadku większych przedsiębiorstw, które tymczasowo nie posiadają własnych samochodów.

Korzyści wynajmu

Wynajem auta na firmę niesie ze sobą wiele korzyści. Pierwszą z nich jest uniknięcie posiadania auta "na stałe", co oczywiście wpływa na redukcję kosztów eksploatacji w przypadku stosunkowo rzadkich wyjazdów. Drugą korzyścią jest niewątpliwe zabezpieczenie przedsiębiorstwa w przypadku tymczasowego braku pojazdu firmowego, wywołanego np. przez awarię, stłuczkę lub wypadek. Wreszcie, wynajęcie auta w firmie zewnętrznej pozwala wyeliminować szereg formalności, wynikających z jego użytkowania. 

Wielu przedsiębiorców decyduje się na wynajem floty samochodowej z przyczyn czysto ekonomicznych Zwłaszcza firmy startujące na rynku zwykle nie są w stanie sfinansować zakupu samochodów firmowych z bieżących środków. Wynajem pojazdów pozwala więc uniknąć konieczności zaciągania kredytów czy lokowania dużej sumy pieniędzy we flotę, która praktycznie dopiero z czasem zacznie na siebie "zarabiać". 

Niewątpliwą zaletą wynajmu pojazdów dla biznesu jest fakt, iż po okresie najmu pojazy można wymienić na inne, jeśli te, któe do tej pory były w przedsiębiorstwie używane, nie spełniły oczekiwań wynajmującego. 

Jak rozliczamy koszty

Samo wypożyczenie auta to jedno, a rozliczenie go "na firmę", to drugie. Problem polega na tym, że wynajem auta to nie tylko czynsz, lecz również dodatkowe opłaty eksploatacyjne. Jak je rozliczyć?

Opłaty eksploatacyjne (a więc paliwo, ubezpieczenie, opłaty za autostrady itd.) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunek jest jeden - konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli mówiąc inaczej, tzw. kilometrówki. Należy pamiętać, by suma wspomnianych kosztów nie była wyższa, niż kwota wcześniej ustalonego limitu (liczba kilometrów x stawka).

Nieco inaczej sprawa będzie wyglądać z ubezpieczeniem auta, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli w umowie istnieje zapis, że wszelkie koszty z tego tytułu ponosi najemca. Wydatki te nie mogą być wyższe, niż przewidziane w ustawie. Ważne jest również, by nie przekraczać wspomnianej wcześniej kilometrówki. Wydatki z tytułu czynszu nie zaliczają się do kosztów eksploatacyjnych. Oznacza to, że nie jest on rozliczany z uwzględnieniem kilometrówki.

Wynajem auta - garść porad

1. Koszty związane wynajmem samoochodu można ograniczyć, np. jeśli auto wynajmuje osoba starsza, bądź też jeśli ściśle przestrzegamy daty (w tym godziny) i miejsca zwrotu.

2. Wypożyczalnia samochodów zwraca zwykle uwagę na to, by poziom paliwa był taki sam (lub wyższy), niż w momencie wypożyczenia.

3. Zdarza się, że najemca nie musi ubezpieczać auta. Niekiedy koszty ubezpieczenia są wliczane w czynsz. Jeśli jednak tak nie jest, konieczne jest wykupienie polisy OC, AC i NNW.

Podsumowując, wynajem auta na firmę jest korzystnym rozwiązaniem, o ile znamy wszystkie związane z nim zasady.